22 Oct
Carrières Pure Industrial
Montreal
Description
Résumé du poste :Apporter un soutien au gestionnaire de propriété dans les opérations quotidiennes pour les immeubles du portefeuille et contribuer à la réalisation des projets annuels prévus au budget dans les limites des montants prévus. Le poste porte sur les fonctions administratives liées à la gestion immobilière et à l'analyse des contrats de location Responsabilités principales:
- Émettre des ordres d'achat, gérer les comptes fournisseurs et effectuer les régularisations mensuelles.
- Analyser les états financiers pour la préparation et la comptabilisation des rapports mensuels.
- Apporter son assistance à la préparation du budget annuel pour les bâtiments du portefeuille.
- Entretenir des relations avec les locataires pour le recouvrement progressif des comptes débiteurs et rapprocher les comptes.
- Administrer les paiements relatifs aux contrats de location (par exemple, les indemnités aux locataires, etc.)
- Tenir et mettre à jour le calendrier des contrats et les diverses bases de données.
- Contrôler et effectuer le suivi des demandes d'entretien sur Angus pour s'assurer que la prestation de services globale est conforme aux normes de Pure Industrial.
- Maintenir et mettre à jour les informations relatives aux locataires et aux entrepreneurs en utilisant Certisync, tant pour les locataires que pour les assurances.
- Coordonner les rencontres avec les locataires et l'équipe des opérations.
- Adhérer et promouvoir de manière proactive la culture de Pure en matière de développement durable, de responsabilité sociale et d'entreprise.
- Assurer la collecte des loyers et examiner les factures mensuelles régulières.
- Préparer et distribuer la correspondance destinée aux locataires, notamment les charges locatives, les arriérés, les trousses de bienvenue et les recouvrements de fin d'année.
- Participer à l'administration et au suivi des emménagements et des déménagements des locataires, à la documentation des contrats de fourniture de services, aux accords de construction, au suivi des dépenses d'investissement, aux inspections de sites, aux évaluations environnementales, aux audits de santé et de sécurité, aux comptes de services publics des logements vacants, etc.
- Assurer les relations avec les locataires et assurer le suivi des communications concernant les questions relatives aux locataires.
- Lire et comprendre les contrats de location pour veiller à ce que des informations précises soient reçues et retenues.
- Lire et examiner les listes de contrôle de révision des contrats de location (Lease Review Checklists - LRC) et saisir avec précision les nouveaux contrats de location et les reconductions dans Yardi.
- Toute autre tâche confiée par le gestionnaire de propriété.
Compétences et expérience requises :
- Minimum de 3 ans d'expérience dans le secteur de la gestion immobilière commerciale avec des portefeuilles de taille moyenne à importante (une expérience dans le secteur industriel est un atout)
- Baccalauréat en affaires, ingénierie, en gestion ou dans une formation liée au secteur préférable.
- La connaissance de l'anglais et français est indispensable, car vous travaillerez avec des collègues,
des parties prenantes internes, des partenaires et des clients dans tout le Canada.
- Être capable de travailler dans un environnement au rythme soutenu et de gérer de multiples projets tout en restant rigoureux.
- Esprit d'équipe et de collaboration avec de solides compétences interpersonnelles et de communication.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office et de Yardi.
- Sens aigu du service à la clientèle.
- Être capable de mener à bien les projets confiés dans les délais impartis.
- Être capable de gérer son temps et de hiérarchiser les tâches de manière efficace.
Notre personnel fait notre différence. Chez Pure Industrial,
nous nous engageons à favoriser la diversité et l'inclusion sur le lieu de travail au sein de notre organisation ; nous encourageons ainsi toutes les personnes qualifiées de tous horizons à postuler. Des mesures d'accommodement sont possibles, sur demande, pour tous les candidats souffrant d'un handicap tout au long de notre processus d'embauche. Les candidats retenus feront également l'objet d'une vérification des antécédents. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Role Summary:Provides support to the Property Manager in the day-to-day activities for buildings in the portfolio and assist in completing annual budgeted projects within budgeted amounts. The role pertains to administrative functions relating to property management and analysis of leases.
Core Responsibilities:
- Issue PO’s, process payables and complete monthly accruals.
- Analysis of financial statements for preparation and posting of monthly reports.
- Assist with the annual budget process for buildings within the portfolio.
- Liaise with customers for escalated collection of accounts receivable matters and reconcile accounts.
- Administer lease-related payments (i.e. customer allowances, etc)
- Maintain and update contract schedule and various database software.
- Monitor and follow up on Angus maintenance requests to ensure overall service delivery is consistent with Pure Industrial standards.
- Maintenance and updating of customer and contractor information through Certisync, for customer and insurance.
- Coordinate meet and greets with customers and operations team.
- Embrace and pro-actively support Pure’s culture of environmental sustainability, and corporate and social responsibility.
- Responsible for rent collection and reviewing monthly recurring billings.
- Prepare and distribute correspondence to customers including rental charges, arrears, welcome packages and year end recoveries.
- Assist with administration and tracking of customer move-ins and move-outs, service contract documentation, construction agreements, track capital spending, site inspections, environmental reviews, health & safety audits, vacant unit utility accounts etc
- Liase with customers and follow-up communication with customer related matters.
- Read and understand leases to ensure accurate information is received and maintained.
- Read and review Lease Review Checklists (LRC’s) and accurately input new leases and renewals into Yardi.
- Maintain and update customer information, including phone numbers, contact names and emergency contact information as changes occur.
- Other duties directed by the Property Manager.
Required Skills and Experience:
- Minimum of 3 years’ experience in the commercial property management industry with mid-large sized portfolio’s (industrial experience is an asset)
- Bachelor’s degree in business, management, engineering or industry related education preferred.
- Knowledge of English and French is essential as you will be working with colleagues, internal stakeholders, partners and customers across Canada.
- Able to work in a fast-paced environment and handle multiple projects while maintaining accuracy.
- Collaborative team player with strong interpersonal and communication skills.
- Proficiency in Microsoft Office and Yardi.
- Strong analytical and problem-solving skills.
- First class customer service skills.
- Ability to deliver on projects assigned in a timely manner.
- Strong ability to manage time and prioritize tasks.
Our people are what makes us different. At Pure Industrial we are committed to workplace diversity and inclusion within our organization; therefore, we encourage all qualified persons from all backgrounds to apply. Accommodations are available, upon request, to all applicants with disabilities throughout our hiring process. Successful applicants will also be subject to a background check.