17 Oct
Universite d' Ottawa
Ottawa
Job Description Adjointe principale ou adjoint principal, Soutien administratif Location Ottawa, ON :
Type d'emploi :
Employé
Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :
N/A
Famille d'emplois :
Soutien administratif
Nombre de postes à pourvoir :
1
Faculté/Service - Département :
Ressources humaines, Faculté des sciences sociales
Campus :
Campus principal
Affiliation syndicale :
PSUO
Date d'affichage :
octobre 17, 2024
Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:
octobre 28, 2024
Heures par semaine :
35
Classe salariale :
SSUO Grade 08
Échelle salariale :
$62 218,00 - $78 589,00 Au sujet de la Faculté des Sciences Sociales La FSS offre, en français et en anglais,
des programmes de baccalauréat, de maîtrise et de doctorat répartis dans neuf départements, écoles et instituts. Avec ses quelque 10 000 étudiantes et étudiants, ses 260 professeurs réguliers, son vaste choix de programmes et ses centres de recherche, la Faculté des sciences sociales occupe une place privilégiée au cœur de l'Université d'Ottawa. Les étudiants diplômés de la Faculté, encadrés par des chercheurs chevronnés, mènent des travaux de fine pointe dans ses nombreux programmes de maîtrise et de doctorat. Avec son complément d'une centaine d'employés administratifs, la faculté est fière d'offrir un environnement de travail collaboratif qui favorise la pensée inspirée, l'ingéniosité créative et l'excellence.
Raison d'être du poste
Fournir un soutien administratif à l'équipe de gestion du décanat de la Faculté afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau et appuyer la mise en œuvre des activités et des projets. À cette fin,
le titulaire pourrait être appelé à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports, coordonner des processus administratifs et académiques, coordonner des événements et des projets assignés, incluant des projets de la doyenne par rapport aux relations avec les diplômés ainsi que les projets de développements.
Dans ce rôle, vos responsabilités incluront:
- Service à la clientèle : Accueillir, informer et rediriger la clientèle interne et externe au nom du Décanat. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques, en juger la pertinence et l'urgence pour assurer les suivis et impliquer le cadre académique ou la direction administrative,
lorsque nécessaire.
- Rédaction administrative : Rédiger et réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom de la direction de la Faculté. Développer et maintenir des gabarits de communication officielle sortante du décanat en respectant les règles de l'Université et en protégeant l'image du service. Assister aux réunions présidées par les membres de la direction pour prendre des minutes et rédiger les procès-verbaux afin d'assurer les suivis des décisions prises. Préparer des présentations, des brochures, des publications et autres documents connexes pour appuyer le décanat.
- Gestion du calendrier et des réunions :
Gérer le calendrier de la direction du décanat, fixer et confirmer les rendez-vous afin d'assurer l'emploi optimal du temps. Organiser et coordonner la tenue des réunions et des comités qui sont présidés par la direction et toutes autres rencontres ou événements spéciaux qui lui sont demandés afin d'assurer le bon déroulement de ces activités.
- Communication : Développer, mettre en œuvre et maintenir des communications efficaces avec l'ensemble des unités relevant du décanat afin d'assurer une bonne coordination des activités et des événements. Agir à titre de personne-ressource des communications avec les clients externes au nom du décanat.
- Arrangements des voyages : Coordonner les arrangements des voyages pour le décanat.
Effectuer des recherches auprès des compagnies fournisseurs afin d'obtenir des estimations des coûts et faire les réservations nécessaires en respectant les procédures et les règlements de l'Université.
- Gestion des dossiers : Assurer la mise à jour et la distribution des divers tableaux, liste de contrôle et listes courriel à jour. Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification.
- Projets/initiatives stratégiques : Appuyer le décanat dans la planification et la mise en œuvre de projets prioritaires, stratégiques et de nature hautement confidentielle.
Planifier et mettre en œuvre des activités administratives et de projets spéciaux découlant des dossiers sous la responsabilité de la doyenne, tels que des analyses détaillées, rédaction de documents officiels, de mémoires, développement de rapports et préparation d'exposés.
- Gestion des événements : Gérer et organiser toute la logistique des événements sous la responsabilité de la doyenne, tels que les réservations, les locations, les inscriptions et invitations, les services de traiteur, l'installation des équipements et l'agencement des espaces.
- Production des rapports : Effectuer des analyses, de la recherche, compiler des données, des statistiques et d'autres renseignements afin de produire des rapports pour appuyer les discussions,
la prise de décision, les projets spéciaux et les activités de la haute direction.
Ce que vous apporterez
- Formation postsecondaire en administration ou combinaison équivalente d'études et d'expérience de travail.
- Au moins quatre (4) années d'expérience manifestées dans un rôle semblable.
- Expérience dans l'interprétation, l'explication et dans l'application de politiques, règlements et conventions collectives.
- Expérience en service à la clientèle en tant que personne-ressource.
- Expérience à travailler dans un milieu demandant la gestion d'informations hautement confidentielles.
- Connaissance des structures de l'Université, de la Faculté et de ses programmes d'études et les règlements scolaires.
- Expérience dans la rédaction administrative bilingue.
- Professionnalisme, tact et diplomatie en tant que représentant du Bureau de la doyenne
- Capacité démontrée d'établir des relations et de respecter les étudiants et les professeurs ayant des antécédents, des expériences et des identités variés de manière à renforcer la confiance tout en répondant à leurs besoins uniques.
- Expérience dans la production de rapports.
- Capacité de produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.
- Initiative, autonomie et bon jugement
- Bon sens de l'organisation.
- Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitement de textes, tableurs, les bases de données, Internet et le courriel.
- Bilinguisme - français et anglais (expression orale et écrite).
Compétences clés à l'Université d'Ottawa : Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l'Université d'Ottawa : Planification : Mettre en place une série de mesures ou d'événements afin d'atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales. Initiative : Faire preuve d'initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible. Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre. Travail d'équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l'équipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'équipe. L'Université d'Ottawa s'engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l'équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion où l'esprit d'équipe, l'innovation et la créativité nourrissent notre quête d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Université. C'est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à ***************@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente. Note : S'il s'agit d'un poste syndiqué :Le processus d'embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus S'il s'agit d'un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d'un test de compétence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Université d'Ottawa.
Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l'Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d'être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.
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