17 Oct
Université d’Ottawa
Ottawa
Job details
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Pay
- $87,272–$110,239 a year
Job type
- Full-time
Shift and schedule
- Fins de semaine au besoin
Location
550 Cumberland Street, Ottawa, ON
Full job description
Type d’emploi :
Employé
Durée en mois (pour les emplois à durée déterminée) :
15N/A
Famille d’emplois :
Administration des études
Nombre de postes à pourvoir :
1
Faculté/Service - Département :
Registraire, fonctionnement, inscriptions et systèmes
Campus :
Campus principal
Affiliation syndicale :
PSUO
Date d’affichage :
octobre 17, 2024
Les candidatures doivent être reçues AVANT LE:
octobre 27, 2024
Heures par semaine :
35
Classe salariale :
SSUO Grade 11
Échelle salariale :
$87 272,00 - $110 239,00
À propos des affaires étudiantes :
Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !
Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.
Raison d’être du poste:
Fournit leadership, conseils, exécution et soutien dans la mise en œuvre de solutions applicatives, y compris, mais sans s'y limiter, le Système d'Information Étudiant (SIS). Supervise une équipe et coordonne ses activités pour s'assurer que les opérations de l'unité sont conformes aux normes de service mandatées.
Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:
- Gestion des Ressources Humaines :
Supervise le travail et fournit une direction administrative et technique à une équipe d'experts en affaires et en technologies. Recrute, sélectionne, forme et évalue les employés sur leur performance et sur la qualité des services fournis aux clients. Résout les conflits entre le personnel et les clients. Coordonne les horaires de travail et de vacances pour assurer la continuité des services opérationnels.
- Gestion Opérationnelle : Coordonne les activités d'une équipe pour assurer la prestation de services de soutien académique essentiels, et sert de point d'escalade pour résoudre des demandes de support complexes provenant de clients à travers l'université.
Supervise les processus opérationnels et priorise les demandes de services pour fournir des services clients de qualité. Surveille la qualité et l'intégrité des données pour s'assurer que les processus opérationnels et les services fonctionnent normalement.
- Support Technique et Consultation : Fournit un support de niveau expert, des services de consultation et des instructions aux clients et parties prenantes à travers l'université. Agit en tant qu'expert en la matière pour fournir des conseils sur les règlements académiques, les processus et les programmes, ainsi que sur la fonctionnalité, la configuration et le fonctionnement des systèmes d'information et des meilleures pratiques en gestion des données. Conseille les clients sur les méthodes pour optimiser l'utilisation des outils disponibles pour répondre à leurs besoins.
- Gestion de Projet et Planification : En accord avec les priorités du SEM, identifie les besoins commerciaux et stratégiques ainsi que les opportunités d'amélioration des processus et services commerciaux. Développe des propositions de projets, analyse et documente les avantages, les risques et les stratégies d'atténuation des risques. Négocie avec les parties prenantes pour s'assurer que les solutions proposées répondent aux besoins d'une clientèle diversifiée. En collaboration avec l'équipe informatique, applique des solutions pour résoudre les défis commerciaux, améliorer l'efficacité des processus et améliorer le service client.
- Analyse Commerciale :
Contribue de manière proactive à l'évaluation des besoins commerciaux et opérationnels des clients, qu'ils soient explicites ou implicites. Examine les améliorations possibles des procédures ainsi que le développement et la mise en œuvre de nouvelles solutions jugées nécessaires. Rédige des études de cas commerciales, communique et valide avec les équipes informatiques, les gestionnaires et d'autres parties prenantes pour maximiser l'adéquation et l'efficacité des solutions proposées tout en minimisant l'impact des obstacles.
- Analyse et Conception de Processus : Dirige des initiatives de refonte des processus pour garantir l'optimisation et la standardisation des configurations à travers les systèmes d'information. Évalue l'impact sur les structures commerciales actuelles,
les règlements académiques et les politiques, et évalue les besoins commerciaux et opérationnels afin de recommander des améliorations des processus et l'utilisation optimale des outils disponibles pour apporter une valeur ajoutée.
- Documentation : Développe la documentation commerciale pour les nouveaux projets, y compris les exigences fonctionnelles, les documents de conception et de configuration, et traduit les exigences en spécifications fonctionnelles standardisées utilisées pour affiner ou développer de nouveaux processus commerciaux ou des systèmes informatiques. Crée et maintient une documentation opérationnelle standardisée.
- Tests :
Conçoit des plans de test et supervise les tests de scénarios utilisateurs finaux et de cas d'utilisation. S'assure que les systèmes répondent aux exigences organisationnelles et des clients en termes de flexibilité, de fonctionnalité, de performance, de fiabilité et de sécurité. Suit, surveille et démontre l'achèvement d'une exigence, en mettant l'accent sur l'expérience utilisateur finale. Participe à la validation de la conversion des données, à la réconciliation des données et à l'analyse des données.
- Gestion du Changement : Crée des plans de mise en œuvre documentant les activités nécessaires pour soutenir le déploiement réussi de nouveaux processus et solutions en tenant compte de tous les groupes de parties prenantes impactés. Aide les secteurs d'activités concernés à évaluer les processus actuels et à identifier de nouvelles techniques pour tirer pleinement parti des capacités des systèmes.
- Évaluation et Amélioration des Systèmes : Passe en revue les capacités des systèmes et les flux de travail pour déterminer comment les processus peuvent améliorer les besoins du client et l'expérience étudiante. Évalue les processus existants pour s'assurer que les inefficacités ou les problèmes de configuration sont traités et escaladés si nécessaire. Reste informé des outils et des processus industriels évolutifs et évalue et recommande comment intégrer des améliorations en fonction des priorités du SEM.
Ce que vous apportez :
- Diplôme universitaire en Commerce, Administration, Informatique, Technologie de l'Information, Systèmes d'Information de Gestion (SIG), ou un domaine connexe, et/ou une combinaison équivalente d'éducation et d'expérience.
- Minimum de 5 ans d'expérience dans le support aux unités commerciales et à leurs besoins informatiques.
- Expérience en gestion des ressources humaines et supervision d'équipe.
- Expérience en gestion de projet.
- Connaissance approfondie et expérience des processus commerciaux, des règles et des systèmes de gestion utilisés par l'université, y compris les règlements académiques et les processus.
- Connaissance des opérations commerciales et des priorités de l'université et/ou des clients, et capacité à fournir des conseils et un soutien appropriés concernant les règlements académiques et les processus.
- Expérience avec Microsoft Excel ou d'autres outils de gestion des données pour manipuler, convertir, nettoyer et présenter des données complexes.
- Connaissance des principes informatiques et des méthodologies de développement des applications informatiques.
- Expérience dans la réalisation d'évaluations des besoins des clients et la priorisation des exigences commerciales.
- Expérience dans la rédaction et le maintien de la documentation commerciale et technique.
- Expérience dans la coordination de services opérationnels pour des clients ayant des besoins diversifiés.
- Capacité à négocier et influencer les clients pour qu'ils acceptent des solutions alignées avec les objectifs stratégiques de l'université à court et à long terme.
- Solides compétences analytiques pour convertir les exigences commerciales en spécifications fonctionnelles, ainsi que la capacité à conceptualiser les exigences individuelles et à établir des liens entre les besoins des différentes parties prenantes.
- Capacité à s'adapter à des exigences et des processus en constante évolution, à remettre en question les idées et à accepter de nouvelles méthodes et procédures.
- Ce poste peut être amené à travailler avec différentes équipes et projets au sein du département.
- Ce poste peut exiger que le titulaire travaille en dehors des heures de bureau régulières et les fins de semaine.
- Bilinguisme – Français et Anglais (parlé et écrit).
Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :
Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.
L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [email protected]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.
Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus
S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.
Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.
▶️ Superviseur, Administration des études
🖊️ Université d’Ottawa
📍 Ottawa