16 Oct
Dragados Canada
Quebec City
Dragados Canada, Inc., la branche canadienne de construction de ACS Group (l'une des plus grandes sociétés internationales de construction et d'ingénierie), est à la recherche d'un(e) Adjoint(e) de direction talentueux(euse) et expérimenté(e) pour rejoindre notre équipe sur un notre projet l’Île d'Orléans Bridge (Groupe Heritage l’Île d'Orléans). Ce rôle sera situé dans notre bureau de la Ville de Québec.
Dragados Canada a été créée en 2008 et s'est progressivement développée pour devenir un leader de l'industrie au Canada, avec des bureaux à Toronto, Vancouver et Montréal, réalisant avec succès une variété de projets de transport à grande échelle, de ponts, de barrages,
de tunnels et d'autres projets d'infrastructure majeurs.
Responsabilités
- Fournir un soutien administratif proactif dans le cadre d’une variété de responsabilités et de projets spéciaux pour des directeurs du projet
- Planifier des réunions et des conférences téléphoniques, et tenir à jour les calendriers des directeurs
- Préparer et tenir à jour les rapports de dépenses et de kilométrage
- Agir à titre de point de contact pour diverses requêtes
- Commander et gérer l'inventaire des fournitures de bureau et coordonner les services avec divers fournisseurs
- Aider à la réservation des vols et de l’hébergement pour les déplacements.
- Aider à la correspondance et à la rédaction de lettres pour l'équipe de direction.
- Préparer les rapports de dépenses professionnelles sur demande
- Vérifier et traiter les factures
- Effectuer l’envoi et la reception de colis & courrier.
- Soutenir la préparation de rapports et de présentations pour les réunions pour l’ensemble des directeurs du projet.
- Coordonner les réunions d'équipe et y participer, gérer les points de l'ordre du jour et rédiger les procès-verbaux, tel que requis
- Planifier, organiser et faire le suivi des détails liés aux réunions hors du site
- Participer aux différents comités du projet.
- Anticiper et cerner les besoins des membres de la direction pour assurer leur réussite
- Effectuer les tâches de réceptionniste selon les besoins
- Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins
Note: Pendant quelques mois, ce poste sera placé en dehors de l'espace de réceptionniste.
Qualifications
- Un diplôme d'études collégiales en techniques de bureautique ou dans une autre discipline pertinente est préférable
- Avoir un minimum de 3 à 5 années d'expérience en soutien à la direction
- Maîtriser la suite MS Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint), Adobe Acrobat et Visio
- Maîtriser le français et l'anglais
- Avoir des compétences en communication efficaces, tant écrites qu'orales
- Avoir la capacité à maintenir une stricte confidentialité
- Avoir la capacité à bien fonctionner dans un environnement de travail au rythme rapide et sous haute pression tout en gérant efficacement des priorités concurrentes et changeantes
- Avoir des compétences avérées en gestion du temps et la capacité de prendre des initiatives dans le cadre de l’élaboration et de la réalisation de projets et de tâches assignés
- Avoir la capacité à établir et entretenir des relations solides à tous les niveaux de l'organisation
- Faire preuve d’un souci du détail et de la précision accru
- Avoir un haut niveau d'organisation, une capacité accrue en résolution de problèmes et une excellente aptitude à réaliser plusieurs tâches à la fois
- Avoir une attitude positive et être axée sur les solutions
- Être prêt(e) à travailler en dehors des heures de bureau si nécessaire
Pourquoi se joindre à l’équipe de Dragados Canada?
- Salaire compétitif
- Vacances payées
- Assurances collectives
- Assurance-vie pour employés et personnes à charge
- REER collectif
- Assurance-vie pour employés et personnes à charge
- Décès et mutilation accidentels
- Régimes d’assurance de soins de santé, de médicaments d’ordonnance, de soins oculaires et dentaires
- Prestations de revenu en cas d’invalidité à court et long terme
- Congés de maladie ou pour raisons personnelles
- Programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF)
- Remboursement de frais de scolarité
- Remboursement de votre ordre professionnel (si applicable)
- Pas d'appels téléphoniques/e-mails/soumissions à l'agence, s'il vous plaît.**
Dragados est un employeur garantissant l'égalité des chances. Bien que seuls les candidats qualifiés soient contactés pour une entrevue, assurez-vous de consulter continuellement notre site Web pour connaître les autres postes connexes au fur et à mesure de leur publication.
Des aménagements appropriés seront fournis sur demande tout au long du processus de recrutement et d'embauche.
Executive Assistant
Dragados Canada, Inc.,
the Canadian construction arm of the ACS Group (one of the world’s largest international construction and engineering companies), is seeking a talented and experienced Executive Assistant to join our l’Île d'Orléans Bridge (Groupe Heritage l’Île d'Orléans) project. This role will be based out of our office in Quebec City.
Dragados Canada was established in 2008 and has grown steadily into an industry-leader in Canada, with offices in Toronto, Vancouver and Montreal, successfully performing a variety of large-scale transportation, bridge, dam, tunnel, and other major infrastructure projects.
Responsibilities
- Provide proactive administrative support in a variety of responsibilities and special projects for project directors
- Schedule meetings and conference calls and maintain the directors’ calendars
- Prepare and maintain expense and mileage reports up to date
- Act as a point of contact for various inquiries
- Order and keep inventory of office supplies and coordinate services for various office suppliers
- Assist with booking flights and accommodations for travel
- Assist in correspondence and letter writing for the senior management team
- Prepare business expense reports upon request
- Review and process invoices
- Handle the sending and receiving of packages & mail
- Support the preparation of reports and presentations for meetings for the project directors
- Coordinate and participate in team meetings, manage agenda items, and take minutes, as required
- Plan, organize, and track details related to off-site meetings
- Participate in various project committees
- Anticipate and identify the needs of management members to ensure their success
- Perform receptionist duties as need
- Perform other related tasks as needed
Note: For a few months this position will be placed out of the reception area.
Qualifications
- College diploma in Office Administration or other relevant discipline is preferred
- Minimum of 3-5 years of experience in executive support
- Proficient with MS Office Suite (Outlook, Word, Excel, and PowerPoint), Adobe Acrobat and Visio.
- Fluent in both, French and English
- Effective communication skills, both written and oral
- Ability to maintain strict confidentiality
- Ability to thrive in a fast-paced, high-pressure work environment while effectively managing competing and changing priorities
- Proven time management skills with the ability to take initiative in the development and completion of assigned projects and duties
- Ability to build and maintain strong relationships across all levels of the organization
- Meticulous attention to detail and accuracy
- High level of organization, problem-solving and multi-tasking skills
- Positive, solution-driven “can do” attitude
- Willingness to work outside of core business hours if needed
Why join Dragados Canada?
- Competitive salary
- Paid vacation
- Health benefits
- RRSP matching contribution
- Employee and Dependent Life Insurance
- Accidental Death and Dismemberment (AD&D;)
- Medical, Prescription, Vision and Dental plans
- Short Term and Long-term Disability Income Benefits
- Sick/Personal Time
- Employee and Family Assistance Program (EFAP)
- Retirement Benefit Plan (Matching RRSP)
- Tuition Reimbursement
- Professional membership reimbursement (if applicable)
- No agency phone calls/emails/submissions please**
Dragados is an equal opportunity employer. While only qualified candidates will be contacted for an interview, be sure to continually check our website for other related positions as they are posted.
Appropriate accommodations will be provided upon request throughout the recruitment and hiring process.
▶️ Adjoint(e) de direction
🖊️ Dragados Canada
📍 Quebec City