464742 - adjoint administratif/adjointe administrative

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MANDAT

Sous la supervision du directeur de l’Ampli, personne qui l’assiste dans ses fonctions administratives, qui effectue l’ensemble des tâches de secrétariat reliées à la direction générale, au service à la clientèle et aux ressources internes, qui assume la responsabilité de la comptabilité de l’Ampli, ainsi que des problèmes cléricaux, de logistique et remplit les mandats ponctuels que lui délègue le directeur.

Réunions du conseil d’administration

 Assister le directeur dans la préparation et le suivi des divers mandats.
 Organiser les réunions, envoyer les communications, préparer les dossiers et gérer la logistique.
 Participer aux réunions,





rédiger les procès-verbaux et présenter les résultats financiers.
 Envoyer la documentation pertinente et les procès-verbaux validés aux membres du conseil d’administration.

Comptabilité

 Assurer la réalisation du plan comptable et superviser l’ensemble des opérations comptable de la Corporation.
 Codifier les données selon le plan comptable de la Corporation.
 Préparer pour autorisation les demandes de paiements à effectuer et les réquisitions de chèques.
 Vérifier les autorisations.
 Rédiger et transmettre les rapports de taxes aux gouvernements.
 Gérer les comptes payables et recevables
 Enregistrer et préparer les dépôts bancaires.
 Gérer les comptes de banque de la Corporation.
 Effectuer la conciliation bancaire.
 Classer les documents de nature comptable.
 Assurer le suivi administratif des divers projets.

Secrétariat

 Rédiger la correspondance, les lettres, et les demandes de financement, ainsi que les documents soumis par le directeur.






 Classer et archiver les documents, mémos, et rapports, tout en maintenant à jour les dossiers administratifs.
 Préparer et compiler les informations, rapports, et résumés de dossiers pour le directeur, selon ses besoins.

Informatique

 Superviser l'entrée, le traitement des données, et la mise à jour des indicateurs de gestion dans le système informatique, tout en assurant le support au personnel.
 Agir en tant que point de contact principal entre la Corporation et les fournisseurs informatiques.

Généralités

 S’assurer de l'entretien des bureaux, maintient l'inventaire du matériel nécessaire, et le renouvelle selon les modalités prévues.
 Planifier l'organisation matérielle du milieu de travail,





participe à l'organisation des événements de la Corporation, et assure la logistique des locaux en collaboration avec le directeur.
 Gérer certains dossiers spécifiques et veille au bon fonctionnement de la Corporation en l’absence de la direction générale.
 Maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs, gère les achats, l’inventaire et analyse les soumissions.
 Analyser les soumissions lorsque requis et formule les recommandations afférentes au directeur.
 Réaliser toutes autres tâches connexes.

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