13 Oct
Business Professionals
Westmount
Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l. est un chef de file en matière de droit des affaires au Canada. Grâce à ses 500 avocats qui travaillent dans les bureaux de Montréal, Toronto, Ottawa, Calgary, Vancouver et New York, Osler conseille de nombreux chefs d’entreprise canadiens, ainsi que des clients américains et internationaux ayant des intérêts importants au Canada.
Osler est fier d’attirer et de conserver certains des plus grands talents dans le monde juridique. Nos avocats, nos étudiants et les membres du personnel ont mis en place une culture de cabinet unique qui favorise le mentorat et la mise en commun des idées.
Osler est un cabinet offrant un milieu dynamique et stimulant pour amorcer une carrière ou prendre un nouveau virage.
Responsabilité globale
En étroite collaboration avec la Directrice, Programmes étudiants et recrutement universitaire, le candidat apportera son soutien à toutes les facettes du recrutement étudiant dans les facultés de droit y compris, mais sans s’y limiter, les commandites des associations étudiantes, le processus de recrutement de la Course aux stages ainsi que des programmes coopératifs, les évènements de recrutement tels que les journées carrières, conférences, ateliers et cocktails, la publicité et les médias sociaux.
En plus des responsabilités axées sur le recrutement universitaire, le candidat coordonnera tout l’aspect administratif des programmes d’été et de stages des étudiants en droit du cabinet, notamment l’embauche, l’accueil et la formation des nouveaux étudiants d’été, les évènements sociaux internes, les évaluations, les départs et les retours au travers du baccalauréat,
le suivi de la charge de travail ainsi que la documentation de l’École du Barreau.
Le candidat fera plus globalement partie de l’équipe Talent Juridique du cabinet, dans laquelle sont gérés l’entièreté des programmes de gestion du personnel pour les étudiants et les avocats. Le candidat pourra donc être appelé à apporter son soutien à diverses initiatives concernant tous les professionnels du droit.
Principales responsabilités
Recrutement universitaire :
- Coordonner la mise en place et assurer le suivi des ententes de commandites universitaires
- Coordonner toutes les activités de recrutement sur le campus et au cabinet : préparer la décoration, les cadeaux et les cocardes, faire livrer et récupérer le matériel promotionnel,
organiser les services traiteurs, assurer le déplacement des avocats, assurer le suivi des inscriptions
- Participer à la stratégie marketing du recrutement : préparer les publicités pour chaque évènement, assurer un fil de contenu sur le compte Instagram du programme étudiant, trouver et acquérir des items promotionnels, etc.
- Coordonner la logistique entourant le processus annuel de recrutement (Course aux stages) : gestion des dossiers dans le logiciel ViRecruit, création de documents de suivi pour le Comité de recrutement, organisation de multiples entrevues, repas et autres activités, assurer un suivi quotidien avec les candidats
- Créer et tenir à jour diverses listes et tableaux (activités passées,
statistiques de candidatures et de recrutement par faculté)
- Traiter les dépenses de l’équipe Talent juridique et assurer un suivi serré du budget annuel du département étudiant
Programmes d’été et de stages :
- Assurer tout le processus administratif entourant l’embauche des étudiants d’été en droit, ainsi que leurs départs, retours et changements de statut (stagiaires du Barreau puis avocats)
- Faire le suivi et assurer le traitement des feuilles de temps des étudiants à temps partiel durant l’année scolaire
- Coordonner le programme de formation des étudiants et des stagiaires : préparer l’horaire, solliciter les avocats formateurs, s’assurer du bon déroulement de chaque séance, etc.
- Organiser et coordonner les évènements sociaux internes des étudiants
- Coordonner le processus d’évaluation pour les étudiants d’été et les stagiaires du Barreau
- Coordonner toute la documentation de l’École du Barreau pour les stagiaires
- Agir en tant que point de contact supplémentaire pour les étudiants et les stagiaires en ce qui concerne l’ensemble des politiques et protocoles du cabinet
- Préparer et tenir à jour divers rapports, résumés et calendrier afin d’assurer le suivi en continu et la planification à long-terme des cohortes étudiantes au sein des groupes de pratique
- Collaborer avec l’équipe nationale des programmes étudiants à l’occasion
- Effectuer toute autre tâche connexe en soutien à la Directrice,
Programmes étudiants et recrutement universitaire et la Directrice principale, Talent juridique
Formation et expérience
Diplôme de niveau collégial ou universitaire et au moins 3 ans d’expérience professionnelle pertinente dans un environnement professionnel. Une combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience peut être acceptée.
Connaissances et compétences
- Compétences organisationnelles impeccables et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
- Esprit créatif et bonnes aptitudes rédactionnelles
- Un esprit d’équipe indiscutable
- Proactivité
- Aisance à gérer des imprévus et des changements de plans rapides
- Excellentes aptitudes de communication et de service à la clientèle.
- Tact et de respect de la confidentialité
- La maîtrise du français et de l’anglais est nécessaire pour pouvoir communiquer, tant oralement que par écrit, avec les autres bureaux d’Osler et les associations étudiantes anglophones
- Maîtrise des logiciels MS Word, Excel, Outlook, PowerPoint.
Rapports
Direct : Directrice, Programmes étudiants et recrutement universitaire
Indirecte : Directrice principale, Talent juridique
Conséquences des erreurs
Problèmes/défis
- Doit être capable de gérer plusieurs tâches et d’établir des priorités parmi de nombreuses demandes et échéances.
- Fait des recommandations concernant les procédures et les processus du département.
- Afin de résoudre les problèmes, une assistance est disponible auprès des directrices de l’équipe Talent juridique.
- Les tâches déléguées sont effectuées de manière indépendante par le titulaire et, avant d’être finalisées, le travail est revu par la directrice.
Coût/conséquences des erreurs
- Les erreurs potentielles peuvent avoir une incidence négative sur l’impression que les candidats et les autres parties prenantes ont du cabinet.
Communication
- Contacter régulièrement une grande variété de membres du cabinet à tous les niveaux.
- Interagir régulièrement avec les étudiants, les avocats, les autres services administratifs, les services de soutien et les autres bureaux d’Osler.
- Communiquer avec les parties prenantes externes, notamment les bureaux des services d’orientation professionnelle des facultés de droit, les candidats et les candidats potentiels.
Conditions de travail
- Environnement de bureau standard
- Utiliser régulièrement un ordinateur et d’autres équipements de bureau standard.
- Une fatigue visuelle peut résulter de l’utilisation continue d’un écran d’ordinateur.
- Le stress mental peut résulter de l’exécution de tâches multiples et de la gestion de délais contradictoires.
Accessibilité et aménagements
Nous remercions tous les candidats de l'intérêt qu'ils portent à Osler ; toutefois, seuls les candidats retenus seront contactés. Osler s'engage à favoriser un environnement de travail diversifié et inclusif, et nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes handicapées et de personnes d'origines, d'identités et de cultures diverses. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats à toutes les étapes du processus de sélection.
Vérification des antécédents et des références
Veuillez noter que toute offre d’emploi sera assujettie à une vérification des antécédents et des références, notamment une vérification du casier judiciaire, du crédit ainsi que des antécédents d’emploi et de formation.
Si vous possédez les antécédents requis, que vous êtes capable de fournir un service à la clientèle exceptionnel et que vous souhaitez travailler dans l'un des plus grands cabinets d'avocats du Canada, veuillez postuler en toute confidentialité en faisant parvenir votre curriculum vitæ ainsi qu’une lettre de présentation à l’adresse [email protected].
Nous tenons à remercier tous les candidat(e)s de leur intérêt envers Osler. Cependant, nous communiquerons uniquement avec les candidat(e)s choisi(e)s. Osler est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi.
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#Li-Hybrid
▶️ Adjointe ou coordonnatrice, Programmes étudiants et recrutement universitaire
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📍 Westmount