12 Oct
Drake International
Quebec City
Adjoint(e) administratif(ve) - Bilingue Drake International est à la recherche pour l’un de ses clients un(e) adjoint(e) administratif(ve).Dans un environnement professionnel dynamique, l'adjointe administrative joue un rôle crucial en fournissant un soutien complet dans la gestion administrative et le secrétariat. En étroite collaboration avec le directeur du secteur, elle assure une organisation efficace des activités, tout en garantissant la confidentialité et la discrétion nécessaires. Elle intervient également lors de réunions, d'activités et de travaux de comités, offrant un soutien technique essentiel. Dans ce contexte où les tâches sont variées et les demandes fluctuent,
elle est prête à fournir des heures supplémentaires au besoin pour s'assurer que le travail est effectué avec précision et ponctualité.Le titulaire de ce poste doit offrir un soutien administratif et technique complet. Ainsi, cette personne doit établir la priorité des communications reçues par courrier, téléphone et courriel; rédiger la correspondance ou en faire l’ébauche; gérer les courriels et les messages vocaux et y répondre (au besoin); rediriger les appels et la correspondance aux collègues appropriés au sein de l’organisation; organiser des réunions et en produire les comptes rendus; organiser et superviser les déplacements professionnels du directeur et des membres de l’équipe; préparer différents dossiers; rechercher l’information manquante, compiler l’information et soumettre les dossiers; faire le suivi des projets et des demandes délégués; et respecter les différents échéanciers.De plus, le secrétaire assure un soutien logistique professionnel et complet pour différents dossiers confiés.Ce que nous offrons :
- Un salaire compétitif à partir de 29$/heure (en fonction de l'expérience)
- Horaire de jour du lundi au vendredi.
Ce que vous faites :
Tâches administratives :
- Assurer l’organisation logistique des rencontres, des visioconférences ou des événements et émettre les avis de rencontre aux participants, à la demande du directeur et selon les besoins, en préparant les documents nécessaires et en établissant un ordre du jour proposé, en réservant la salle et l’équipement, en veillant au confort des participants et, s’il y a lieu, assister à des rencontres afin d’apporter un soutien technique;
- Organiser et gérer l’emploi du temps du directeur et des employés du même secteur, y compris les rencontres, les comités,
les réunions et les entrevues, puis veiller à la gestion des frais de déplacement;
- Préparer et concevoir le matériel de présentation, le matériel des diverses rencontres, des rapports statistiques ou graphiques et autres documents, selon le cas;
- Rédiger sans tarder un résumé des documents, des enregistrements, des mémoires, des rapports ou des manuscrits reçus à l’intention du directeur, au besoin;
- Transmettre l’information pertinente aux membres de l’équipe;
- Rédiger des notes de révision ou des résumés pour le directeur après chaque rencontre à laquelle il aura assisté;
- Effectuer le suivi des dossiers actifs, selon les instructions reçues, et effectuer le suivi constant de toute demande faite par le directeur, lequel est en attente d’une réponse;
- Déterminer les questions ou les dossiers courants, y compris les programmes et les correspondances exigeant l’attention du directeur;
- Entretenir de bonnes relations de travail avec son équipe et avec tout le personnel du client;
- Accomplir toute autre tâche connexe en vue d’apporter un soutien administratif.
Tâches de secrétariat :
- Organiser les communications reçues (courrier, télécopies et courriels), les résumer, s’il y a lieu, et les mettre en ordre de priorité;
- Rédiger, selon les besoins, des ébauches de lettres, de communiqués et de notes d’information à soumettre au directeur, le tout conformément aux normes établies du client;
- Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone ou courriel et en faire le suivi approprié;
- Collaborer à la planification de l’agenda du directeur; fixer et confirmer des rencontres et des rendez-vous; établir l’itinéraire des voyages; et faire les réservations nécessaires;
- À la demande du directeur, préparer tous les documents dont le directeur ou l’équipe aura besoin pour participer à des rencontres et s’assurer de les lui remettre; et consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
- Lors des rencontres auxquelles la personne assiste, elle doit prendre les notes appropriées et en rédiger les comptes rendus nécessaires;
- Effectuer le traitement de texte et les différentes tâches de secrétariat liées aux travaux et aux mandats de son secteur;
- Au besoin, participer à la rédaction de différents textes,
articles de journaux, dépliants ou autres publications;
- Classer tous les documents et la correspondance liés aux activités courantes de son secteur et s’assurer qu’ils sont facilement accessibles; veiller au bon fonctionnement du secteur; et créer les bases de données requises et bien les documenter;
- Transmettre les renseignements à l’interne et aux autres services;
- Répondre aux demandes de renseignements ou diriger les demandes aux bons intervenants.
- Effectuer l’entretien de l’équipement de bureau;
- Accomplir toute autre tâche de secrétariat pour son secteur, pour la direction ou pour tout autre secteur, à la demande de son supérieur hiérarchique.
Effectuer toutes autres tâches connexes à l’emploi.Ce que vous apportez :
- Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique et avoir au moins trois ans d’expérience dans un poste semblable; OU
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat et avoir au moins cinq ans d’expérience dans un poste semblable.
- Toute combinaison de formation et d’expérience équivalente sera considérée.
Qui êtes-vous ?
- Vous êtes légalement autorisé à travailler au Canada
- Vous avez un minimum de 1 an d'expérience
- Vous avez de bonnes compétences dans la suite office principalement Excel
- Vous avez une bonne connaissance du traitement de texte et des logiciels de Microsoft Office
- Vous avez une bonne connaissance de l’orthographe et de la grammaire ainsi que des techniques de rédaction administrative
- Vous avez une bonne connaissance des méthodes et des techniques de classement
- Vous êtes à l’aise en anglais, bonne compréhension et discussion.
Notre équipe est impatiente d'entrer en contact avec les candidats qui répondent aux exigences du poste. Si ce poste vous convient, nous vous invitons à postuler dès aujourd'hui !Depuis 1951, Drake International est un leader mondial en matière de recrutement flexible et permanent, mettant en relation les personnes avec les bons rôles à n'importe quelle étape de leur carrière, au Canada et dans le monde entier. En tant que partenaire de recrutement et de ressources humaines de renom, nous collaborons directement avec les employeurs pour vous offrir les meilleures opportunités, sans frais, en garantissant une approche centrée sur l'humain qui permet un fonctionnement harmonieux et transparent.Drake International est un employeur qui prône l'égalité des chances et encourage l'accessibilité, l'inclusion et la diversité sur le lieu de travail. Nous nous engageons à fournir des aménagements aux candidats handicapés tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d'aménagements, veuillez contacter le représentant de votre agence au 514 395 9595.Permis d'agence de placement de personnel (APP) CNESST - AP-2000059#DIQCBL