Agent ou agente de secrétariat

Agent ou agente de secrétariat

Numéro d'offre 15144Période d'affichage Du 02-10-2024 au 09-10-2024 Lieu de travail Faculté de médecineVice-décanat aux études médicales doctorales

Campus de Lévis, Hôtel-Dieu-de-LévisVille de Lévis Statut/Admissibilité Poste régulier syndiquéOuvert à tous Détails du poste Classe 11Taux horaire: 26.81$ à 31.73$Salaire annuel: 48 961.23$ à 57 946.28$Numéro de poste: 71471Régime d'emploi: 35 heures/semaine

Horaire: Temps plein, horaire variable

Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17hBudget: Fonctionnement Description de fonction Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales,





les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative. Attributions caractéristiques Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste.

À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur.





Procède aux vérifications et aux conciliations requises.

Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur.

Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.





Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages.

Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.

Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités. NoteLes tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.





Qualifications requisesScolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalentExpérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.

Autres : Logiciels: Word, Excel Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante. La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1)





année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. À titre d'information Autres logiciels utilisés: Peoplesoft finance et RHLe mandat du Vice-décanat aux études médicales doctorales (VDEMD) est d'assurer la qualité pédagogique et le développement des programmes de premier cycle de la Faculté de médecine, et ce, sur trois (3) sites : Québec, Lévis et Rimouski.







Le rôle de la personne occupant cette fonction est de fournir le soutien administratif nécessaire au programme du doctorat en médecine et à l’ensemble de l’équipe, principalement pour le site de Lévis. Elle est étroitement impliquée dans plusieurs processus administratifs et dans plusieurs des opérations reliées à la préparation des activités et au service à la clientèle. Tâches principales Accueille, guide et assure un service à la clientèle du site de Lévis auprès des responsables de cours, moniteurs et étudiants et réfère les demandes lorsque requis; Supporte le vice-doyen adjoint pour le soutien en secrétariat, la préparation de documents officiels, les communications par courriel, etc.

; Participe aux opérations de préparation et de gestion de certains cours,





incluant la répartition des étudiants en sous-groupe lorsque requis; Participe à l’organisation matérielle et assure les suivis en vue de la tenue d’activités pédagogiques ; Supporte l’organisation des examens pour le site de Lévis (organisation matérielle, réservation de locaux, préparation de l’horaire des surveillantes et surveillants, processus de consultation des examens, etc.). Assure une présence lors de la tenue d’examen au besoin; Participe à la saisie des demandes de contrats, formulaires administratifs, demandes d’achats, remboursement de voyages; Participe à la révision des sites de cours du programme. Candidatures Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information,





contactez Renée Savard à l'adresse suivante: ************@vrrh.ulaval.ca

Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au:Syndicat des employés/es de l'Université LavalBureau 3578Pavillon ***************@seul.ulaval.ca

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours". Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

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📍 Quebec City